Perbedaan Dokumen Dan Arsip

Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen ialah isu yang dikumpulkan dan sanggup diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai isu yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun isu yang oleh organisasi atau perorangan dipakai untuk memenuhi kewajiban aturan atau transaksi bisnis.

Dokumen ini memiliki awal dan selesai yang sanggup berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Dserno dan Kynaston (2005) sebagai dokumen dalam semua media yang memiliki nilai historis atau aturan sehingga disimpan secara permanen.

Kenedy dan Schauder (1998) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas:

Isi, yaitu isu yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, fakta wacana suatu kejadian, orang, organisasi maupun acara lain yang direkam dalam arsip tersebut.

Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin, dan lambing organisasi) dan logis (logika dibalik pembuatan tersebut), dari suatu arsip. Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header (nama pengirim, tanggal, judul surat, dan penerima), tuguh surat (isi dari maksud dibuatnya surat), dan otentifikasi (tanda tangan pembuat surat).

Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga