Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip ini merupakan dasar penentuan kegiatan retensi bagi masing-masing dokumen menurut nomor serinya. Ditinjau dari kepentingan organisasi, nilai guna arsip dibagi menjadi 2 (dua), yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

Nilai Guna Primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan forum pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain:

a.      Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif (baca juga: Pengertian Dokumen Aktif dan Inaktif) yang dipakai dalam memilih policy organisasi mempunyai nilai guna administratif. Dokumen semacam itu mencakup denah organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang mengatur operasional organisasi. Dari sini akan sanggup diketahui perkembangan organisatoris sebuah organisasi yang berkhasiat bagi pemakai di masa mendatang.

b.     Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang diharapkan untuk menyusun laporan tahunan atau menyesuaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi ibarat penjualan dan pembelian, laporan keuangan, dan ringkasan transaksi keuangan.

c.      Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitang dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti menuntaskan kiprah sesuai dengan persyarataan hukum, pelaksanaan standar keselamatan kerja, atau pengaruh analisis lingkungan merupakan bentuk dokumen yang ada alasannya ialah nilai guna hukum.

d.     Nilai guna historis, berupa nilai dokumen yang disimpan bukan alasannya ialah kepentingan bisnis, melainkan alasannya ialah kepentingan historis yang merekam sebuah kejadian yang bertautan dengan suatu kegiatan. Nilai historis sebuah dokumen dikaitkan pula dengan nilai dokumen pada masa mendatang bagi para pengguna internal menyangkut organisasi. Surat yang ditandatangani oleh hero nasional sering kali mempunyai nilai historis dengan tidak memandang isinya.

Nilai Guna Sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar forum pencipta arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini dipakai sebagai materi bukti dan pertanggungjawaban sosial. Ada dua nilai guna yang ada didalamnya.

a.      Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.

b.     Nilai guna informasional, menyangkut warta untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang dipakai merupakan warta wacana orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya. Contohnya, arsip toko buku berisi penjualan buku untuk seorang hero nasional. Disini warta yang diutamakan menyangkut tokohnya dan bukan wacana toko buku.

Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga